Politique de confidentialité

Version 1.0 · En vigueur le 15 octobre 2026

1. Qui nous sommes et portée de la présente politique

La présente politique explique comment United Buyers Group (« UBG », « nous ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels par l’intermédiaire de uHub, le portail UBG Hub destiné aux Membres et aux Partenaires fournisseurs.

Elle s’applique à toute personne qui utilise uHub : les propriétaires et employés des Membres, les comptables externes à qui un Membre a donné accès et les utilisateurs des Partenaires fournisseurs. Elle ne couvre pas nos sites Web publics, comme welovefire.com, qui ont leur propre politique de confidentialité.

La présente politique fait partie intégrante des Conditions d’utilisation de uHub.

2. Renseignements que nous recueillons

La plupart des renseignements dans uHub concernent des entreprises, et non des individus. Lorsqu’un renseignement permet d’identifier une personne, nous le traitons comme un renseignement personnel au sens de la présente politique.

3. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour exploiter uHub et administrer l’adhésion à UBG :

• Créer et gérer les comptes d’utilisateurs, les rôles et les accès.
• Afficher les prix, les programmes, l’inventaire et les commandes, et transmettre les commandes aux Partenaires fournisseurs.
• Calculer, déclarer et verser les ristournes, émettre les factures d’adhésion et traiter les paiements.
• Calculer les résultats de l’échelle de soutien (Supportive Scale) et suivre la participation aux événements, comme le prévoient les Règles des membres.
• Envoyer les avis uHub, les mises à jour de programmes et les communications de UBG liées à votre adhésion.
• Protéger uHub contre les accès non autorisés et la fraude, et tenir un journal de vérification.
• Analyser l’utilisation de uHub afin de l’améliorer.
• Régler les différends, traiter les demandes et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel et n’utilisons pas les données de uHub à des fins de publicité ciblée.

4. Communication des renseignements

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement lorsque c’est nécessaire aux fins décrites à l’article 3 :

• Partenaires fournisseurs : nous communiquons les commandes, les achats et les coordonnées d’un Membre au Partenaire fournisseur concerné. Cela lui permet de traiter les commandes, de confirmer les volumes et de calculer les ristournes. Un Partenaire fournisseur ne voit que ses propres affaires avec les Membres, jamais celles d’un autre fournisseur.
• Au sein de votre entreprise : les autres utilisateurs du compte de votre entreprise peuvent voir votre nom et votre rôle. Ce qu’ils voient d’autre dépend de leur propre rôle.
• Fournisseurs de services : notamment les fournisseurs d’hébergement, de courriel, de traitement des paiements et d’analyse qui agissent en notre nom. Ils doivent utiliser les renseignements uniquement pour le service qu’ils fournissent, les protéger et limiter leur durée de conservation.
• Sociétés affiliées de UBG : par exemple, We Love Fire Logistics, lorsque vous utilisez ses services.
• Motifs juridiques : pour respecter une loi ou une ordonnance d’un tribunal, protéger des droits ou la sécurité, ou faire respecter nos ententes.
• Transactions commerciales : si UBG fait l’objet d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs, les renseignements personnels peuvent être transférés avec les mêmes protections.
• Avec votre consentement : dans tout autre cas.

5. Lieu de conservation et durée de conservation

Les données de uHub sont hébergées aux États-Unis par notre fournisseur d’hébergement, et elles peuvent être consultées ou traitées au Canada ou aux États-Unis. Certains fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements dans d’autres pays. Le cas échéant, nous utilisons des contrats et des mesures de protection afin d’assurer une protection équivalente.

Nous pouvons conserver des renseignements plus longtemps lorsque la loi l’exige ou pour régler un différend.

6. Sécurité

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de connexions chiffrées, de mots de passe chiffrés, d’accès selon les rôles et de l’authentification à deux facteurs pour les rôles financiers. Nous tenons aussi des journaux de vérification des connexions, des modifications d’utilisateurs, des commandes et des paiements.

Aucun système n’est entièrement sécuritaire; nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des renseignements que vous fournissez. Vous pouvez y contribuer en gardant votre identifiant confidentiel et en nous avisant immédiatement si vous soupçonnez une utilisation abusive.

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes, comme l’exige la loi. Nous ne sommes pas responsables des sites Web de tiers accessibles à partir de uHub, comme ceux des Partenaires fournisseurs.

7. Témoins et analytique

uHub utilise deux témoins (cookies) :

• Un témoin de session, qui maintient votre connexion d’une page à l’autre.
• Un témoin de paramètres d’affichage, qui mémorise votre langue et votre choix de thème clair ou foncé.

Les deux sont strictement nécessaires, et uHub ne peut pas fonctionner sans eux.

uHub n’utilise aucun témoin d’analytique, de ciblage ou publicitaire.

8. Vos droits et vos choix

Selon l’endroit où vous résidez, vous pourriez avoir le droit de :

• Savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
• Faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement ou nous demander de supprimer les renseignements dont nous n’avons plus besoin. Certains dossiers doivent être conservés pour des raisons juridiques ou comptables.
• Recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé.
• Porter plainte auprès d’un organisme de réglementation en matière de protection des renseignements personnels, comme la Commission d’accès à l’information du Québec ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels (article 9). Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Le Propriétaire / Administrateur de votre entreprise peut aussi mettre à jour ou supprimer votre compte directement dans uHub.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels, coordonnées et modifications

Responsable de la protection des renseignements personnels : Dominique Pagé, United Buyers Group

• Courriel : confidentiality@united-buyers-group.com
• Téléphone : 1-608-448-2449
• Adresse postale : PO Box 299, Baraboo, WI 53913, États-Unis

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. En cas de modification importante, nous vous en aviserons dans uHub ou par courriel avant son entrée en vigueur. La date indiquée en haut de la présente politique correspond à sa dernière mise à jour.